Eine funktionierende IT-Infrastruktur erwächst in der heutigen Zeit immer mehr zu einem für Unternehmen notwendigen Erfolgsfaktor. Dennoch haben gerade Mittelständler noch keine eigene IT-Abteilung, die sich permanent mit dem bestehenden System auseinandersetzt. Diese Unternehmen sind daher auf externes Wissen angewiesen, wenn es zu größeren Neuimplementierungen kommt.

Ein von JMS Augsburg vermitteltes Projektteam führte bei der GESA Umwelthygienetechnik GmbH & Co. KG eine Organisationsanalyse durch. Dabei stellte es fest, dass die verwendete Datenbank- und Kommunikationssoftware die Anforderungen des kontinuierlich wachsenden Unternehmens nicht mehr erfüllen konnte. Entsprechend begann das Projektteam in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern der GESA Umwelthygienetechnik, relevante Funktionen und Eigenschaften einer Software zu sammeln und zu bewerten. Die Ergebnisse wurden in einem Pflichtenheft verdichtet und aufbereitet.

Das Projektteam kontaktierte anschließend mehrere Systemhäuser, um nach einer Vorauswahl mit drei Anbietern intensivere Verhandlungen zu beginnen. Während dieser Verhandlungen wurden sowohl die Software auf ihre Tauglichkeit geprüft, als auch das Potential für eine erfolgreiche Zusammenarbeit des Systemhauses mit GESA bewertet.

Nachdem eine abschließende Empfehlung vom Projektteam getroffen wurde, übernahm der Geschäftsführer der GESA Umwelthygienetechnik die weiteren Verhandlungen, um die abschließenden Details zu klären.