Im Rahmen des Projektauftrages, der in mehrere Phasen untergliedert wurde, analysierte das Beraterteam zunächst das Unternehmen selbst, wobei der Schwerpunkt auf der Kommunikation des Außendienstes mit der Zentrale, sowie den bestehenden Strukturen des Angebotsprozesses (von der Kundenanfrage bis zum Angebot) lag. Diese haben sich bis dato als suboptimal erwiesen. Auf der Basis dieser Ergebnisse wurde ein Gesamtkonzept entwicket, bestehend aus den Modulen Kundenanschreiben, computergestützte Aufnahme, digitale Fotografie und ein funktionsfähiges Email-System, um die Angebotserstellung zu beschleunigen und zu komplettieren. Auch die Bildung eines Team Kommunikation, bestehend aus Mitarbeitern der GESA Gruppe, war dabei von großem Nutzen. Mit Hilfe der Meinungsbilder und Erfahrungen der Mitarbeiter konnten einige Verbesserungsvorschläge erarbeitet werden.

Die Analyse der bestehenden EDV-Landschaft brachte hervor, dass gerade weil sich GESA wechselnden Marktverhältnissen, Herausforderungen  und Ansprüchen im Zuge eines dynamischen Wachstums anpassen muss, eine Neuorganisation notwendig ist. Im Frühjahr 1999 wurde aus diesem Grund ein Anforderungsprofil an eine Datenbanklösung mit der Maßgabe formuliert, einen geeigneten Softwareanbieter am Markt zu finden.

Parallel hierzu programmierte das Projektteam im Rahmen der Angebotsoptimierung vier Aufnahmemodule in Excel,  welche die Beschleunigung der Aufnahme aller reinigungs- bzw. erneuerungsbedürftigen Teile durch die Außendienstmitarbeiter beim Kunden vor Ort gewährleisten sollten. Die Programme ermöglichen die Datenerhebung und Datenaufbereitung mittels übersichtlicher Aufnahmemasken sowie die Integration einer Zeit- und Kostenkalkulation und errechnen so die Angebotssumme schnell und zuverlässig.

Im Frühsommer 1999 wurde auf Basis des Anforderungsprofils ein Kernanforderungskatalog konzipiert, um den Umfang einzugrenzen. So wurden einzelne Faktoren nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisiert und im Rahmen eines Workshops der Geschäftsleitung und dem Team Kommunikation vorgestellt. Anschließend trat das Projektteam in  Verhandlungen mit anhand der Anforderungen bereits vorselektierten Softwareanbietern.

Diese erstellten auf Grundlage der Kernanforderungen eine Kostenübersicht. Der nächste Schritt beinhaltete Präsentationen und Workshops der Softwareanbieter, um zu sehen, wie sich die Programme bei der praktischen Anwendung darstellen. Um Produkte und Anbieter mess- und vergleichbar zu machen, erstellten die Berater einen Fragebogen. Dieser sollte, gemeinsam mit dem verbindlichen Angebot, für dessen Erstellung der Umfang der Datenportierung sowie Hardwarevoraussetzungen bekannt sein müssen, Kriterium für die Auswahl des Anbieters sein. Dabei spielen primär die Funktionalitäten sowie die Praktikabilität der Software neben der Beurteilung des Anbieters die entscheidenden Rollen. Evident wird hierdurch auch, inwieweit bereits erste Workflow-Schritte vom jeweiligen Programm umgesetzt werden oder später aufsetzbar sind und ob Erweiterungen der Hardware notwendig sind. Vergleichbarkeit ist sehr wichtig, um GESA den Entscheidungsfindungsprozess - die für sie beste Datenbanksoftware - zu erleichtern.