Von September bis Mitte Oktober 2005 führte ein Team bestehend aus drei studentischen Beratern von JMS Augsburg e.V. ein Prozessplanungsprojekt bei der GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) in München durch.

Die GEMA ist die älteste Verwertungsgesellschaft in Deutschland und gemessen an den jährlichen Erträgen die wirtschaftlich bedeutendste Musikverwertungsgesellschaft in Europa und die zweitgrößte der Welt. Im Mittelpunkt der Tätigkeiten der GEMA steht die Lizenzierung von Musiknutzungen, das Inkasso der dafür zu entrichtenden Vergütungen sowie die Verteilung dieser Gelder an die berechtigten Urheber.

Das Projektteam der „GCT GbR“ unterstützte die GEMA (Abteilung Zentrales Controlling München) mit dem Projekt bei der Vorbereitung auf die anstehende, jährliche Aktualisierung der 5 Geschäftsjahre umfassenden operativen Finanzplanung.

Aufgabe war es insbesondere, den vorhandenen Ablaufprozess zu optimieren. Dafür führte das Projektteam intensive Gespräche mit dem Kunden durch, um Besonderheiten im Prozess zu erkennen und diese im weiteren Verlauf des Projektes berücksichtigen zu können. Dabei stellte das Projektteam heraus, dass die Abteilungen den Prozess auf unterschiedliche Weise durchlaufen, was bei den anschließenden Arbeiten im Projekt berücksichtigt werden musste.

Darauf aufbauend wurden die bereits vorhandenen und noch auf dem alten Prozess basierenden Tools angepasst und optimiert. Als Ergebnis stand ein Toolset, das die flexible Einzelfinanzplanung der verschiedenen Abteilungen und die Konsolidierung der Gesamtfinanzplanung der GEMA ermöglicht.

Um einen reibungslosen Ablauf der Finanzplanung zu gewährleisten wurde eine Art „Gebrauchsanweisung“ für den Umgang mit dem Toolset dem Kunden zur Verfügung gestellt.

Bei der Einzelfinanzplanung der Abteilungen ist es nötig, valide Zahlen für die zukünftige Entwicklung in den Tätigkeitsfeldern der GEMA zu prognostizieren. Dafür wurde ein bereits bestehendes Dokument mit spezifischen wirtschaftlichen Daten aktualisiert und weiterentwickelt.

Wir bedanken uns für die enge und sehr angenehme Zusammenarbeit mit der Abteilung Zentrales Controlling der GEMA.