Die Alphabet Fuhrparkmanagement GmbH - ein Unternehmen der BMW Group – gehört zu den führenden Anbietern im Bereich Leasing, Full-Service-Leasing und Fuhrparkmanagement für alle Automobilmarken. 1997 in Großbritannien gegründet und 1998 in Deutschland an den Start gegangen betreut Alphabet heute über 150.000 Fahrzeuge in markenübergreifenden PKW-Flotten in insgesamt 13 Ländern.

Das Unternehmen beauftragte das dreiköpfige Beraterteam in dem Pilotprojekt „Prozesskostenanalyse Servicebausteine“ innerhalb der Abteilung Operations die gegenwärtigen Kostenstrukturen für einzelne Servicemodule zu ermitteln. In der Abteilung Operations werden in zwei Teams unterschiedliche Servicemodule wie beispielsweise Wartungen und Reparatur, Reifenersatz, Miet- und Ersatzwagenservice, Tankkartenservice, Versicherung oder Schadenmanagement betreut. Zusätzlich sollten die Ergebnisse von der Abteilung im Rahmen der Kosten- und Kapazitätsplanung sowie für eine verbesserte Steuerung externer Provider verwendet werden können. Sechs Monate später wurde hiermit eines der größten Projekte in der Geschichte des Vereins JMS Augsburg erfolgreich abgeschlossen.

Das Projektteam der RMS Consulting GbR teilte den Projektablauf zu Beginn auf drei Phasen auf. In einem ersten Schritt bestimmten die Prozessverantwortlichen zusammen mit dem Beraterteam sämtliche relevante Hauptprozesse. Die Prozessabläufe wurden anschließend durch Interviews mit den Sachbearbeitern aufgenommen und mittels  mehrerer Feedbackschleifen in der Software für Geschäftsprozessmanagement ARIS modelliert. Die Vorgehensweise des Beraterteams wurde eng mit den Verantwortlichen bei Alphabet sowie der Organisations- und Controllingabteilung der BMW Bank abgestimmt. Bereits in dieser Phase der Prozessaufnahme und -dokumentation konnte großes Optimierungs- und Verbesserungspotenzial für die Abteilung Operations aufgedeckt werden.

Auf Basis der im ersten Schritt aufgenommenen Prozesse wurden nun deren  Prozesszeiten und die Ausführungshäufigkeiten ermittelt. Hierbei wurden die Ausführungszeiten der einzelnen Prozessschritte sowie deren Wahrscheinlichkeiten von den Mitarbeitern geschätzt und die Ergebnisse durch exakte Zeitenmessungen verifiziert. Um die Gesamtausführungsdauer pro Jahr abzubilden, wurden Ausführungshäufigkeiten aus den Geschäftsabwicklungssystemen ausgewertet sowie durch Mitarbeiter erhoben. Am Ende der zweiten Phase konnte dem Kunden das gesamte Prozessportfolio mit sämtlichen Prozesszeiten dargestellt werden.

In der dritten und letzten Projektphase identifizierte und klassifizierte das Beraterteam von RMS Consulting zunächst sämtliche relevanten Kosten für die Prozesskostenrechnung. Anhand der ermittelten Zeiten konnten den einzelnen Prozessen schließlich sämtliche leistungsmengeninduzierte  und leistungsmengenneutrale Kosten zugeordnet werden. Die Ergebnisse der Analyse wurden vom Projektteam in ein umfangreiches Excel-Tool eingearbeitet, mit welchem eine Kosten- und Kapazitätsplanung der Servicebausteine möglich  und die  Providersteuerung unterstützt wird.

Was bleibt, ist dass es dem Beraterteam von RMS Consulting eindrucksvoll gelungen ist, ihr Prozesskostenkonzept in einem Dienstleistungsunternehmen erfolgreich in der Praxis zu implementieren. Das Projekt fand in einem Workshop, in welchem das Konzept vorgestellt sowie zahlreiche Optimierungsvorschläge für eine erfolgreiche Zukunft der Abteilung diskutiert wurden, seinen erfolgreichen Abschluss.

Wir bedanken uns bei unseren Ansprechpartnern und allen Mitarbeitern von Alphabet für die hervorragende Zusammenarbeit und freuen uns auf eine weitere Projekte mit diesem dynamischen Unternehmen.